Il contratto per corrispondenza e la firma digitale: vecchi strumenti per nuove esigenze!
Nel particolare momento storico, si appalesa di elevata utilità,oltre che di decisa attualità, la conclusione del contratto tramite “scambio di corrispondenza”.
Quando si parla di “corrispondenza” si fa riferimento ad ogni forma di scrittura privata unilaterale, che, incrociandosi con una speculare scrittura di controparte, realizzi l’accordo contrattuale.
In che modo si forma un contratto per corrispondenza? Si possono definire “formati per corrispondenza” quei contratti che non sono sottoscritti contestualmente dalle parti, ma sono formati mediante lo scambio della proposta e dell’accettazione. Questa modalità di conclusione del contratto implica una duplice spedizione, dal proponente al destinatario e viceversa. Le rispettive sottoscrizioni possono essere apposte con firma autografa o con firma digitale.
Il contratto è concluso “mediante corrispondenza”, non solo quando si forma mediante un “rapporto epistolare”, e cioè mediante “lettere spedite e ricevute”, ma anche quando si forma mediante “scambio di dichiarazioni unilaterali effettuato brevi manu”, ovvero a mezzo scambio manuale. È quanto deciso dalla Suprema Corte di Cassazione nella sentenza n. 19799 del 26 luglio 2018.
Si tratta di una pronuncia importante, rilevando la definizione di “corrispondenza” in moltissimi casi in cui la formazione di un contratto mediante tale peculiare modalità permette di evitare l’obbligo di registrazione entro il termine di 20 giorni e di rimandare la registrazione al verificarsi del “caso d’uso”. Quindi, in sostanza, l’utilizzo della “corrispondenza” eviterebbe il pagamento dell’imposta di registro!
Per quanto concerne la conclusione del contratto tramite scambio di corrispondenza, viene in rilievo il disposto dell’art. 1326 c.c. il quale prevede: “il contratto è concluso nel momento in cui chi ha fatto la proposta, ha conoscenza della accettazione dell’altra parte“. L’articolo 1335, invece, dispone che la proposta e l’accettazione si reputano conosciute nel momento in cui giungono all’indirizzo del destinatario, sempreché questi non provi di essere stato, senza sua colpa, nell’impossibilità di averne notizia.
È così possibile concludere un contratto tramite classicheraccomandate a.r. con ricevuta di ritorno, ma non è necessario l’invio postale laddove la consegna reciproca dei documenti sottoscritti avvenga brevi manu, personalmente, senza l’uso del mezzo postale, a condizione però che non coesistano le due firme sul medesimo documento, oppure utilizzando un documento informatico firmato digitalmente (ovvero con “particolare tipo di firma qualificata, basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare,tramite la chiave privata e a un soggetto terzo tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici“), il quale potrà essere tramesso all’altra parte per la controfirma tramite posta elettronica certificata “PEC“, la quale garantirà la certezza che il destinatario abbia effettivamente ricevuto il documento.
La conclusione e sottoscrizione di contratti in forma elettronica e a distanza a mezzo scambio di pec, consente inoltre di soddisfare il requisito della data certa, requisito codesto realizzato dalla registrazione.
Nulla vieta di trasmettere via pec un contenuto sottoscritto con firma autografa, scansionato e inviato in allegato in formato pdf(ovviamente è consigliabile e opportuno proteggerlo con password sia per visualizzare che per modificare il PDF, cifrandolo con un certificato o una password che i destinatari dovranno inserire prima di poterli aprire o visualizzare), ma l’atto firmato digitalmente, salvo prova contraria, si presume provenire dal titolare del dispositivo di firma a cui è associata l’identità digitale, consentendo, attraverso il procedimento crittografico di firma, di risalire e verificare a posteriori l’integrità e la provenienza di un documento, assumendo valore probatorio pieno a fino a querela di falso.
Ciò garantisce una modalità di scambio del consenso più agevole rispetto alle vecchie formalità, tracciando istantaneamente la connessione tra il consenso prestato ed il soggetto che l’ha espresso, conferendo certezza giuridica alle relazioni commerciali, certezza storica e paternità delle stesse, ovvero rendendo un determinato contratto identificabile in modo certo e al contempo garantendone la data, la conservazione, la sicurezza, l’integrità ed immodificabilità.
Lo strumento innanzi descritto, infine, in virtù del risparmio fiscale che può derivarne, permette di evitare l’obbligo di registrazione entro il termine di 20 giorni e di rimandare la registrazione solamente al verificarsi del “caso d’uso”, come consentito dalla legge, nelle ipotesi da essa regolamentate. Ciò vuol dire che l’Agenzia delle Entrate, nulla potrà vantare ai fini dell’imposta di registro, mentre l’imposta di bollo sarà dovuta solo in caso d’uso.
Al fine di esonerare l’obbligo del bollo da apporre sui contratticosì conclusi, occorrer, pertanto, verificare che gli stessi non vengano predisposti con l’apposizione della sottoscrizione di entrambe le parti contraenti su un unico documento, ma mediante scambio di corrispondenza commerciale, in modo che il soggetto venditore o prestatore conservi un esemplare di tali documenti con la sola firma dell’acquirente o committente e che quest’ultimo conservi la documentazione commerciale con la sola sottoscrizione del venditore di beni o prestatore di servizi commissionati. Occorre, infine, ricordare che sussiste l’obbligo di conservare, per ciascun affare, tale documentazione in forma ordinata, quali documenti contabili, come previsto dal comma 2 dell’art. 2214 c.c. per almeno un decennio dalla data della loro emissione (art. 2220 c.c.) in quanto tali documenti possono essere oggetto di esame anche ai fini delle verifiche ed accertamenti tributari.
Avv. Antonella Virgilio Patrocinante in Cassazione (avv.avirgilio@gmail.com)